08/08/2016 - 02:08 Sổ tay chất lượng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
TCVN ISO 9001:2008 TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

MỤC LỤC

PHẦN I  HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2008 TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN.. 4

  1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỔ TAY CHẤT LƯỢNG.. 5

1.1. Mục đích. 5

1.2. Tài liệu viện dẫn. 5

1.3. Các từ viết tắt 5

1.4. Giải thích từ ngữ. 5

  1. GIỚI THIỆU VỀ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN.. 7
  2. Lịch sử phát triển. 7
  3. Sứ mạng. 8
  4. Tầm nhìn. 8
  5. Giá trị cốt lõi 9
  6. PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2008 TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN.. 10
  7. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG.. 13

4.1. Yêu cầu chung. 13

4.2. Hệ thống tài liệu. 13

  1. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO.. 23

5.1. Cam kết của lãnh đạo. 23

5.2. Hướng vào khách hàng. 23

5.3. Chính sách chất lượng. 23

5.4. Mục tiêu chất lượng. 24

5.5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin nội bộ. 25

5.6. Xem xét của lãnh đạo. 26

PHẦN II VĂN BẢN PHÁP QUY CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO;  QUYẾT ĐỊNH QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG, CÁC  BAN CHỨC NĂNG VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN. 27

Thông tư Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động  của đại học vùng và các cơ sở giáo dục đại học thành viên. 28

Quy chế Tổ chức và  hoạt động của Đại học vùng và các cơ sở giáo dục thành viên. 29

Quyết định Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương của Đại học Thái Nguyên. 50

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Văn phòng Đại học Thái Nguyên. 51

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Công tác học sinh, sinh viên Đại học Thái Nguyên. 56

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Cơ sở vật chất Đại học Thái Nguyên. 60

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Đào tạo Đại học Thái Nguyên. 64

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Hợp tác quốc tế Đại học Thái Nguyên. 67

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Kế hoạch tài chính Đại học Thái Nguyên. 70

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục Đại học Thái Nguyên. 77

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Khoa học công nghệ và Môi trường Đại học Thái Nguyên. 81

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Pháp chế và Thi đua Đại học Thái Nguyên. 98

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Tổ chức cán bộ Đại học Thái Nguyên. 103

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Ban Thanh tra Đại học Thái Nguyên. 107

Quy định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức  của Trung tâm Công nghệ thông tin Đại học Thái Nguyên. 119

Quyết định về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ  của Văn phòng Đảng ủy Đại học Thái Nguyên. 122

Quyết định về việc ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ công tác  Văn phòng Công đoàn Đại học Thái Nguyên. 126

Lời giới thiệu

Giáo dục Việt Nam trong những năm đầu thế kỷ XXI đang đứng trước nhiều cơ hội và thách thức lớn, đó là sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, sự giao lưu và hội nhập quốc tế trên nhiều lĩnh vực. Nhu cầu học tập tăng nhanh, thị trường lao động ngày càng đòi hỏi khắt khe khiến giáo dục phải tăng quy mô và nâng cao chất lượng đào tạo, phải vươn lên tầm cao mới để đáp ứng yêu cầu sử dụng nhân lực của sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Từ thách thức đó, Đại học Thái Nguyên (ĐHTN) đã không ngừng đổi mới và phát triển, đặc biệt trong công tác quản lý và cải cách các thủ tục hành chính. Năm 2015, ĐHTN đã quyết định vận hành và áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9001:2008 nhằm từng bước chuẩn hoá theo các yêu cầu của Quốc tế.

Cuốn sách này là sản phẩm từ việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại cơ quan ĐHTN, được tổng hợp và biên soạn với những đóng góp quý báu của Lãnh đạo thuộc ban chỉ đạo đề án ISO ĐHTN và của Lãnh đạo các Ban chức năng và tương đương, đặc biệt là sự đóng góp của toàn thể cán bộ nhân viên khối cơ quan Đại học Thái Nguyên. Cuốn sách là cẩm nang đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu, các cơ sở giáo dục, các cán bộ, giảng viên và những độc giả quan tâm đến hoạt động quản lý hành chính của cơ quan Đại học Thái Nguyên.

Cuốn sách được chia làm hai phần. Phần I: Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 (Sổ tay chất lượng) tại Cơ quan ĐHTN, cuốn sách là một phần bắt buộc khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tại ĐHTN, phần này giới thiệu tới độc giả  về HTQLCL và phạm vi áp dụng đối với HTQLCL trong giai đoạn 2015 đến nay tại cơ quan ĐHTN; Phần II: Giới thiệu văn bản pháp quy của Bộ giáo dục và Đào tạo quy định về chức năng, nhiệm vụ của Đại học vùng; Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương của ĐHTN; Các quy trình thực hiện các nhiệm vụ và chức năng được xây dựng từ việc áp dụng HTQLCL tại cơ quan ĐHTN. Qua cuốc sách này chúng tôi muốn giúp độc giả hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan ĐHTN cũng như thấy được Quy trình thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị đã được Giám đốc ĐHTN phê duyệt.

Chúng tôi xin trân trọng giới thiệu cuốn sách với hy vọng góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng quản lý hành chính tại cơ quan Đại học Thái Nguyên và góp phần không ngừng nâng cao chất lượng giáo dục của Đại học Thái Nguyên.

Thái Nguyên, tháng 4 năm 2016

Tác giả

TS. Phạm Văn Hùng

 

 

PHẦN I
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2008
TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

 

1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

1.1. Mục đích

Sổ tay chất lượng là tài liệu mô tả hệ thống chất lượng của Đại học Thái Nguyên (sau đây gọi tắt là Đại học) theo các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong việc quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, hợp tác quốc tế thoả mãn các yêu cầu của người học, của khách hàng, yêu cầu của quản lý và các bên có liên quan.

1.2. Tài liệu viện dẫn

– TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.

– Căn cứ Nghị định số 31/CP ngày 04/4/1994 của Chính phủ về việc thành lập Đại học Thái Nguyên.

– Căn cứ Thông tư số 08/2014/TT-BGDĐT ngày 20/3/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của đại học vùng và các cơ sở giáo dục đại học thành viên.

– Căn cứ Quyết định số 2424/QĐ-ĐHTN ngày 22/10/2015 của Giám đốc Đại học Thái Nguyên về việc ban hành Quy định nhiệm vụ, quyền hạn của ĐHTN, các cơ sở giáo dục đại học thành viên và đơn vị trực thuộc.

– Quyết định số 11/QĐ-ĐHTN ngày 02/01/2014 của Giám đốc Đại học Thái Nguyên về việc thành lập Ban Chỉ đạo ISO tại Đại học Thái Nguyên.

1.3. Các từ viết tắt

- ĐHTN               Đại học Thái Nguyên
- STCL Sổ tay chất lượng
- HTQLCL            Hệ thống quản lý chất lượng
- TCVN                 Tiêu chuẩn Việt Nam
- NCKH Nghiên cứu khoa học
- CGCN Chuyển giao công nghệ
- CSGDĐHTV     Cơ sở giáo dục Đại học thành viên
- TTGDQPTN      Trung tâm giáo dục quốc phòng Thái Nguyên
- HSSV Học sinh sinh viên

1.4. Giải thích từ ngữ

1.4.1. Lãnh đạo cao nhất: Giám đốc Đại học Thái Nguyên trực tiếp thực hiện chức năng quản lý cao nhất về Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.

1.4.2. Ban chỉ đạo ISO: Bao gồm Giám đốc, các phó Giám đốc, Chánh văn phòng, trưởng các Ban chức năng và tương đương và một số cán bộ khác tham gia chỉ đạo thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.

1.4.3. Đại diện lãnh đạo: Người được chỉ định để bảo đảm hệ thống chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008, và báo cáo về việc thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng cho Giám đốc xem xét làm cơ sở cho việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

1.4.4. Hồ sơ và tài liệu

  1. a) Hồ sơ: Bằng chứng chứng tỏ một hoạt động, một công việc đã được thực hiện.
  2. b) Tài liệu kiểm soát: Tài liệu được phê duyệt hiện đang được sử dụng.
  3. c) Tài liệu lỗi thời: Tài liệu không còn tiếp tục sử dụng hay đã bỏ khi duyệt lại.

1.4.5. Khách hàng (Đối tượng phục vụ)

Khách hàng trong HTQLCL khi áp dụng tại ĐHTN được hiểu là đối tượng được quản lý và đối tượng phục vụ của ĐHTN. Khách hàng được chia thành khách hàng trực tiếp và khách hàng gián tiếp:

  1. a) Khách hàng trực tiếp được hiểu là các cơ sở giáo dục đại học thành viên và đơn vị trực thuộc ĐHTN;
  2. b) Khách hàng gián tiếp chính là người học, cựu học sinh sinh viên, nhà tuyển dụng, các cơ quan hữu quan và xã hội nói chung liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và hợp tác quốc tế của ĐHTN.

1.4.6. Sản phẩm

Toàn bộ các tài liệu, văn bản liên quan được xây dựng và áp dụng trong HTQLCL, bao gồm: các quyết định, quy định; sơ đồ tổ chức; bản mô tả công việc tương ứng với các vị trí chức danh trong sơ đồ tổ chức; các quy trình theo chức năng và nhiệm vụ; các quy định về chế độ báo cáo; các kế hoạch nhiệm vụ năm (năm học).

1.4.7. Phạm vi phân phối

STCL được phân phối tới Giám đốc, các phó Giám đốc, Chánh Văn phòng, trưởng các Ban chức năng và tương đương trong Đại học Thái Nguyên. Ngoài ra, STCL còn có thể được cung cấp cho khách hàng, cơ quan, đơn vị bên ngoài khi Giám đốc phê duyệt.

1.4.8. Duy trì và kiểm soát

– STCL do Giám đốc phê duyệt và ban hành.

– STCL được Ban Thư ký ISO của Đại học lưu giữ, phân phối, cập nhật khi có những thay đổi.

2. GIỚI THIỆU VỀ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

1. Lịch sử phát triển

Đại học Thái Nguyên (ĐHTN) – tên giao dịch bằng tiếng Anh: Thai Nguyen University, viết tắt là TNU, được thành lập theo Nghị định số 31/CP ngày 04 tháng 4 năm 1994 của Chính phủ, trên cơ sở tổ chức lại các trường đại học trên địa bàn thành phố Thái Nguyên. ĐHTN là một trung tâm đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ tiên tiến trong các lĩnh vực giáo dục, nông lâm ngư nghiệp, y tế, kinh tế, công nghiệp, công nghệ thông tin và truyền thông, thiết lập, cung cấp các giải pháp nghiên cứu khoa học và các chính sách nhằm đóng góp cho sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, một cách bền vững khu vực Trung du, miền núi phía Bắc và cả nước. ĐHTN xác định để hoàn thành tốt vai trò, sứ mệnh của mình thì cần có chiến lược phát triển bền vững là “Hướng tới chất lượng, đẳng cấp và trở thành một trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học (NCKH) và chuyển giao công nghệ (CGCN) hàng đầu ở Việt Nam và có danh tiếng trong khu vực”.

Trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển (1994-2015), từ lúc ban đầu chỉ có 05 đơn vị thành viên, đến nay ĐHTN đã có 26 đơn vị trực thuộc gồm: 08 cơ sở giáo dục đại học thành viên, 2 khoa trực thuộc; 05 viện nghiên cứu; 11 đơn vị phục vụ đào tạo và dịch vụ triển khai các nhiệm vụ liên quan đến đào tạo, NCKH và CGCN; các hội đồng, các tổ chức đoàn thể.

Các cơ sở giáo dục đại học thành viên, khoa trực thuộc, các viện nghiên cứu, các đơn vị phục vụ đào tạo và dịch vụ triển khai các nhiệm vụ liên quan đến đào tạo, NCKH và CGCN của Đại học Thái Nguyên, cụ thể như sau:

08 cơ sở giáo dục đại học thành viên và 2 khoa trực thuộc:

  1. Trường Đại học Sư phạm;
  2. Trường Đại học Y – Dược;
  3. Trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp;
  4. Trường Đại học Nông Lâm;
  5. Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh;
  6. Trường Đại học Khoa học;
  7. Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông;
  8. Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật;
  9. Khoa Ngoại ngữ;
  10. Khoa Quốc tế.

          05 đơn vị nghiên cứu:

  1. Viện Khoa học Sự sống;
  2. Viện Nghiên cứu phát triển Công nghệ cao về Kỹ thuật Công nghiệp;
  3. Viện Nghiên cứu Xã hội và nhân văn Miền núi;
  4. Viện nghiên cứu Kinh tế;
  5. Viện Kinh tế Y tế và các vấn đề Xã hội.

          11 đơn vị phục vụ đào tạo:

  1. Nhà Xuất bản ĐHTN;
  2. Trung tâm Học liệu;
  3. Trung tâm Giáo dục Quốc phòng;
  4. Bệnh viện trường Đại học Y Dược;
  5. Trung tâm Hợp tác Quốc tế;
  6. Trung tâm Đào tạo từ xa;
  7. Trung tâm Đào tạo Tiền tiến sĩ;
  8. Trung tâm Công nghệ thông tin;
  9. Trung tâm Phát triển nguồn lực ngoại ngữ (CFORD);
  10. Trung tâm Nghiên cứu Hệ thống thông tin Địa lý (GIS);
  11. Trung tâm Nghiên cứu và CGCN vùng Đông Bắc.

2. Sứ mạng

Đại học Thái Nguyên là trung tâm đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ tiên tiến thuộc các lĩnh vực: giáo dục, nông – lâm – ngư nghiệp, y tế, kinh tế, công nghiệp, công nghệ thông tin và truyền thông; nghiên cứu các giải pháp khoa học công nghệ và thiết lập các chính sách nhằm đóng góp cho sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội bền vững của Trung du miền núi phía Bắc và cả nước.

3. Tầm nhìn

Đại học Thái Nguyên trở thành một trong những đại học hàng đầu của Việt Nam, đáp ứng các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng quốc gia và quốc tế.

Hướng tới chất lượng của các chương trình đào tạo, phát triển nguồn lực phù hợp với các chuẩn quốc gia và quốc tế đảm bảo cho người học ở các bậc đào tạo sau khi tốt nghiệp sẽ nhanh chóng được tuyển dụng và họ sẽ trở thành lực lượng lao động trí thức nòng cốt, các chuyên gia giỏi, nhà quản lý giỏi và là nhà lãnh đạo hoạt động hiệu quả trên các lĩnh vực công tác.

4. Giá trị cốt lõi

Đề cao tinh thần: “ĐOÀN KẾT – TRUNG THỰC – SÁNG TẠO – HIỆU QUẢ – CHẤT LƯỢNG”. Đại học Thái Nguyên cam kết:

Tuân thủ nghiêm túc những nguyên tắc và chuẩn mực giáo dục đại học của Việt Nam và quốc tế. Coi trọng phát triển chất lượng đào tạo là sự sống còn của Đại học.

Xây dựng đội ngũ cán bộ giảng viên chất lượng cao về chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt. Phát huy tính dân chủ và khả năng sáng tạo của đội ngũ cán bộ và sinh viên trong công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học.

Xây dựng cơ sở vật chất vững mạnh, kỹ thuật hiện đại để thực hiện tốt chức năng đào tạo và nghiên cứu khoa học của một Đại học trọng điểm quốc gia.

Thúc đẩy hội nhập quốc tế trong giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học để không ngừng phát triển và nâng cao vị thế ở trong nước và trên trường quốc tế.

Gắn liền hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội khu vực Trung du, miền núi phía Bắc cũng như trong cả nước.

 3. PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2008 TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

 

ĐHTN áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 phiên bản năm 2008 tương đương với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với hoạt động quản lý nhà n­ước tại Cơ quan ĐHTN theo chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Thông tư 08/2014/TT-BGDĐT ngày 20/3/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của đại học vùng và các cơ sở giáo dục đại học thành viên.

Áp dụng HTQLCL trong quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ ràng buộc từ cán bộ lãnh đạo đến cán bộ công chức thừa hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, có tính chất đặc thù là phải bảo đảm đúng theo luật định. Đặc biệt, trước yêu cầu cải tiến thủ tục hành chính và phương pháp quản lý của ĐHTN, việc áp dụng HTQLCL thể hiện tính chuyên nghiệp, sự minh bạch, công khai trong các hoạt động tại Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương tại Cơ quan ĐHTN theo một chuẩn mực đã được Chính phủ Việt Nam công nhận và thừa nhận bởi thế giới Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF – International Accreditation Forum).

Phạm vi áp dụng của HTQLCL tại Cơ quan ĐHTN trong năm 2015 – 2016 gồm có các đơn vị sau đây trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được Giám đốc ĐHTN phê duyệt và ban hành có Quyết định kèm theo:

  1. Văn phòng ĐHTN;
  2. Ban Công tác Học sinh Sinh viên;
  3. Ban Cơ sở Vật chất;
  4. Ban Đào tạo;
  5. Ban Hợp tác Quốc tế;
  6. Ban Kế hoạch Tài chính;
  7. Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục;
  8. Ban Khoa học Công nghệ và Môi trường;
  9. Ban Pháp chế và Thi đua;
  10. Ban Tổ chức Cán bộ;
  11. Ban Thanh tra;
  12. Trung tâm Công nghệ Thông tin;
  13. Văn phòng Đảng uỷ ĐHTN;
  14. Văn phòng Công đoàn ĐHTN.

Hệ thống quản lý chất lượng này được thiết lập theo yêu cầu của Điều khoản 4.2.2 – tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 do Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (I.S.O. – International Organization for Standardization) ban hành tương đương với tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 (TCVN) được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành theo Quyết định số 2885/QĐ-BKHCN ngày 16 tháng 12 năm 2008.

 

4. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

4.1. Yêu cầu chung

HTQLCL được Đại học Thái Nguyên xây dựng, duy trì áp dụng và thường xuyên cải tiến để nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hoạt động cung cấp dịch vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

HTQLCL này qui định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các đơn vị, các mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp và phối hợp giữa các đơn vị trong quá trình tiến hành các hoạt động liên quan.

Các hoạt động điều hành và quản lý của Đại học Thái Nguyên nhằm kiểm soát hoạt động Đào tạo, Nghiên cứu khoa học, Hợp tác quốc tế được mô tả cụ thể trong các tài liệu liên quan thuộc HTQLCL do ĐHTN xây dựng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

Đại học Thái Nguyên đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên đều thấu hiểu và tuân thủ tiến hành theo đúng các quy định của hệ thống tài liệu được ban hành.

4.2. Hệ thống tài liệu

4.2.1. Giới thiệu mô hình khái quát của HTQLCL

Mô hình (Hình 1) mô tả một cách khái quát các hoạt động, các quá trình quản lý chất lượng của ĐHTN, thể hiện sự tương tác giữa các quá trình hoạt động, tạo thành một hệ thống quản lý vận hành theo nguyên tắc cải tiến liên tục.

Đại học Thái Nguyên đảm bảo tám (08) nguyên tắc về quản lý chất lượng được thể hiện một cách đầy đủ trong HTQLCL của mình, đó là:

  1. Việc quản lý chất lượng phải hướng tới sự thoả mãn các yêu cầu, mong đợi của khách hàng (Nguyên tắc định hướng bởi khách hàng);
  2. Việc quản lý chất lượng được đặt dưới sự lãnh đạo thống nhất, đồng bộ về mục đích, đường lối và môi trường nội bộ trong tổ chức. Lôi cuốn mọi người tham gia trong việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức (Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất);
  3. Việc quản lý chất lượng phải có sự tham gia đông đủ, tự nguyện của mọi người vì lợi ích chung của tổ chức (Nguyên tắc hợp tác triệt để);
  4. Việc quản lý chất lượng phải được tiếp cận theo quá trình (Nguyên tắc hoạt động theo quá trình);
  5. Việc quản lý chất lượng phải được tiếp cận một cách hệ thống (Nguyên tắc hệ thống);
  6. Việc quản lý chất lượng phải thường xuyên cải tiến (Nguyên tắc cải tiến liên tục);
  7. Các quyết định phải dựa trên cơ sở phân tích đầy đủ các thông tin và số liệu thực tế (Nguyên tắc quyết định dựa trên sự kiện);
  8. Việc quản lý chất lượng phải được tiến hành trên các quan hệ hợp tác chặt chẽ bên trong và bên ngoài (Nguyên tắc hợp tác bên trong và bên ngoài);

4.2.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu

Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:

  1. Chiến lược phát triển, sứ mạng, tầm nhìn, mục tiêu, chính sách và mục tiêu chất lượng của ĐHTN;
  2. Sổ tay chất lượng;
  3. Các thủ tục bắt buộc của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (thủ tục kiểm soát tài liệu, thủ tục kiểm soát hồ sơ, thủ tục đánh giá nội bộ, thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp, thủ tục hành động khắc phục và thủ tục hành động phòng ngừa);
  4. Các văn bản, biểu mẫu, hồ sơ và thủ tục hành chính của ĐHTN. Cụ thể, Văn phòng, mỗi Ban chức năng và tương đương cần xây dựng ít nhất các loại văn bản sau đây:
  5. Sơ đồ tổ chức;
  6. Bản mô tả công việc tương ứng với các vị trí chức danh trong sơ đồ tổ chức;
  7. Các quy trình theo chức năng và nhiệm vụ;
  8. Các quy định về chế độ báo cáo;
  9. Các kế hoạch nhiệm vụ năm (năm học).

Hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có 2 dạng: giấy và điện tử. Tài liệu điện tử được phát hành trên mạng thông tin nội bộ và được kiểm soát song song với tài liệu dạng giấy, có giá trị tham khảo như nhau.

4.2.3. Kiểm soát tài liệu

Các tài liệu trong HTQLCL phải được kiểm soát, có nghĩa là phải được cấp có thẩm quyền xem xét, kiểm tra và phê duyệt. Hồ sơ hoặc hồ sơ minh chứng, đặc biệt là những hồ sơ phát sinh từ các biểu mẫu là một dạng tài liệu được kiểm soát.

Kiểm soát đối với các tài liệu bên ngoài có liên quan và áp dụng trong HTQLCL:

– Hệ thống tài liệu bên ngoài là những văn bản quy phạm pháp luật (Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, Hướng dẫn,…) hoặc những văn bản như các Công văn, Hướng dẫn, Thông báo, v.v… do các cơ quan thẩm quyền ban hành liên quan đến hoạt động của ĐHTN;

– Hệ thống tài liệu bên ngoài được ĐHTN tiếp nhận và sử dụng qua nhiều hình thức như: thông qua Công báo và trang tin điện tử của các Bộ, ngành, cơ quan; thông qua hội nghị, tập huấn triển khai; thông qua Trang tin điện tử Chính phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc mua từ nhà xuất bản hợp pháp;

– Các văn bản pháp quy được tiếp nhận qua hệ thống văn thư được đóng dấu công văn đến, sao chụp và chuyển đến Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương có liên quan;

– Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương có trách nhiệm phân công cán bộ quản lý tài liệu; thực hiện rà soát hệ thống văn bản; thường xuyên cập nhật hiệu lực của văn bản, đảm bảo các tài liệu luôn sẵn có khi có nhu cầu sử dụng.

4.2.4. Kiểm soát hồ sơ

  1. Hồ sơ là bằng chứng khách quan phát sinh từ phiếu, bảng, biểu, sổ,… được sao chụp từ biểu mẫu định trước và được điền đầy đủ thông tin (viết tay hoặc đánh máy vi tính) trong quá trình vận hành HTQLCL. Hồ sơ cũng có thể phát sinh mà không theo hình thức của một biểu mẫu định trước. Các hồ sơ xuất phát từ bên ngoài có liên quan cũng được coi là hồ sơ. Hồ sơ có thể ở dạng giấy hoặc điện tử.
  2. Hồ sơ phát sinh trong HTQLCL được lưu trữ, xác định thời gian lưu trữ, cách thức lưu trữ, bảo quản, sử dụng, hủy bỏ theo nội dung quy định.
  3. Hồ sơ phải rõ ràng, đầy đủ theo đề mục (tên) được thiết kế sẵn. Tất cả hồ sơ được nhận biết thông qua tên gọi, được viện dẫn trong Sổ tay kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng, các quy trìnhcác thủ tục, quy định, quy chế, hướng dẫn, v.v…
  4. Việc sắp xếp, lưu giữ, bảo quản và bảo vệ hồ sơ phải đảm bảo tính khoa học, dễ truy xuất khi có nhu cầu đối chiếu, tra cứu.

4.2.5. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương

(Chi tiết tại Phần II)

Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng, các Ban chức năng và tương đương, văn phòng Đảng Uỷ, văn phòng Công đoàn thực hiện HTQLCL ISO 9001:2008 trong khối cơ quan ĐHTN:

  • Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương: Ban hành theo Quyết định số 664/QĐ-ĐHTN ngày 04 tháng 4 năm 2016 của Giám đốc Đại học Thái Nguyên;
  • Văn phòng Đảng ủy: Ban hành theo Quyết định số 12/QĐ-BTV ngày 03/12/2015 của Bí thư Đảng uỷ Đại học Thái Nguyên;
  • Văn phòng Công đoàn: Ban hành theo Quyết định số: 158/QĐ-CĐ, ngày 28 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch Công đoàn Đại học Thái Nguyên.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương xây dựng sơ đồ tổ chức, các mô tả công việc và các quy trình, cụ thể như sau:

 

STT Tên đơn vị Số QT** Số MTCV
1. Văn phòng 11 18
2. Ban Công tác học sinh sinh viên 10 7
3. Ban Cơ sở vật chất 13 13
4. Ban Đào tạo 23 13
5. Ban Hợp tác quốc tế 12 8
6. Ban Kế hoạch tài chính 49 25
7. Ban Khảo thí & Đảm bảo chất lượng giáo dục 9 9
8. Ban Khoa học công nghệ và Môi trường 16 9
9. Ban Pháp chế thi đua 7 6
10. Ban Tổ chức cán bộ 12 7
11. Ban Thanh tra 5 6
12. Trung tâm Công nghệ thông tin 6 8
13. Văn phòng Đảng uỷ 9 5
14. Văn phòng công đoàn 5 7

(** Tên các Quy trình được thể hiện chi tiết tại Phần II)

4.2.6. Tổ chức và thực hiện

Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục đóng vai trò thường trực Ban chỉ đạo ISO của ĐHTN, có trách nhiệm theo dõi, kiểm soát quá trình triển khai áp dụng và đánh giá hiệu lực của HTQLCL này thông qua hoạt động đánh giá nội bộ. Kết quả đánh giá nội bộ là cơ sở xác định các hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến đối với hệ thống quản lý chất lượng của ĐHTN .

  1. Quy định chung về đánh giá như sau:
  • Tần suất đánh ít nhất 01 lần trong năm;
  • Đánh giá viên nội bộ là người độc lập với Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương được đánh giá (người đánh giá không làm việc trong đơn vị được đánh giá);
  • Đánh giá viên nội bộ am hiểu về công việc được đánh giá và được tập huấn, đào tạo về phương pháp, kỹ thuật đánh giá hệ thống quản lý chất lượng.
    1. Tiến hành đánh giá:

– Tuỳ theo mức độ của sự không phù hợp, những phát hiện của đánh giá viên nội bộ có được mà phân thành:

+        Sự phù hợp (Conformity): là việc thực hiện đúng theo yêu cầu đã quy định bằng văn bản trong HTQLCL;

+        Sự không phù hợp (Non-conformity): là việc không thực hiện đúng đúng theo yêu cầu đã quy định bằng văn bản trong HTQLCL;

+ Sản phẩm không phù hợp cũng được coi là một sự không phù hợp, nhưng gắn liền với kết quả xử lý hoặc giải quyết (đầu ra) một quy trình, một hoạt động, một công việc cụ thể của ĐHTN thông qua sự tham mưu của Văn phòng, các Ban chức năng và đương tương;

+        Nhận xét (observation) hoặc lưu ý nhắc nhở: là việc có thực hiện theo các quy định trong hệ thống quản lý chất lượng nhưng có những thiếu sót nhỏ không gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc, chưa đến mức để kết luận thành 1 điểm (sự) không phù hợp.

– Khi tiến hành đánh giá nội bộ, tùy theo quyết định của trưởng đoàn đánh giá, nếu phát sinh những sự không phù hợp thì đánh giá viên nội bộ viết/ghi vào Phiếu thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa hoặc đánh máy vi tính các nội dung trong phiếu và chuyển đến bên (tức là Văn phòng, các Ban chức năng hoặc tương đương) được đánh giá trong cuộc họp bế mạc; bên được đánh giá cần ấn định ngày dự kiến hoàn tất hành động khắc phục trong cuộc họp này.

  1. Thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp:

– Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương được đánh giá tiến hành xác định nguyên nhân, và đề xuất hành động khắc phục nhằm đảm bảo không để cho sự không phù hợp này tái diễn trong tương lai;

– Thời gian thực hiện phân tích nguyên nhân và nộp Lãnh đạo ĐHTN xem xét tối đa không quá 07 ngày làm việc;

– Thời gian khắc phục, tùy theo tính chất và mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp mà xác định; hoặc tùy theo đề xuất của Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương và được Lãnh đạo chấp thuận;

– Sau thời hạn dự kiến hoàn tất hành động khắc phục, đánh giá viên nội bộ phải tiến hành kiểm chứng về kết quả khắc phục, chuyển 01 bộ hồ sơ đã hoàn tất đến Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục;

– Toàn bộ hồ sơ đánh giá nội bộ do Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục lưu trữ và sao chụp một bản sao cho Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương được đánh giá để lưu theo dõi;

  1. Kiểm chứng và báo cáo kết quả đánh giá nội bộ:

– Chậm nhất 07 ngày kể từ ngày hoàn thành thực hiện hành động khắc phục, căn cứ vào nội dung hành động khắc phục đã ghi nhận trong các phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục, đánh giá viên nội bộ tiến hành kiểm chứng kết quả thực hiện;

– Trường hợp đánh giá viên không thể tiến hành kiểm chứng theo thời gian quy định thì Đại diện Lãnh đạo sẽ phân công người khác thông qua sự tham mưu của Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục;

– Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục tổng hợp thống kê các sự không phù hợp của đánh giá nội bộ và báo cáo bằng văn bản cho Giám đốc hoặc Đại diện lãnh đạo ĐHTN;

– Việc sơ kết/tổng kết các lần đánh giá nội bộ được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng và được thể hiện trong Biên bản xem xét của Lãnh đạo (mỗi năm ít nhất một lần).

  1. Biểu mẫu/Hồ sơ thực hiện:
  • Kế hoạch đánh giá nội bộ;
  • Biên bản đánh giá chất lượng nội bộ;
  • Báo cáo đánh giá nội bộ.

4.2.7. Kiểm soát sự không phù hợp (hoặc sản phẩm không phù hợp)

  1. Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục có trách nhiệm kiểm soát các điểm không phù hợp trong HTQLCL. Thủ tục kiểm soát sự không phù hợp quy định việc nhận biết, biện pháp xử lý, thẩm quyền xử lý và xác định nhu cầu thực hiện các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa nhằm hạn chế hoặc phòng ngừa sự xuất hiện của sự không phù hợp.
  2. Cơ sở để nhận biết sự không phù hợp là hệ thống tài liệu trong HTQLCL của ĐHTN cũng như các quy định pháp luật có liên quan khác.
  3. Xử lý các điểm (sự) không phù hợp nêu trên được quy định như sau: Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban chức năng và tương đương liên quan có trách nhiệm khắc phục các điểm không phù hợp bằng cách xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục nhằm tránh sự không phù hợp này tái diễn trong tương lai.
  4. Trong quá trình xử lý những sự không phù hợp so với quy định của pháp luật hoặc của ĐHTN, Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban chức năng hoặc tương đương cần xét đến tác động của những điểm không phù hợp này về mặt pháp lý đối với xã hội, kể cả hậu quả, nếu có. Cần tiến hành những hành động khắc phục, phòng ngừa thích hợp đối với những tác động hoặc hậu quả tiềm ẩn của những trường hợp không phù hợp này…
  5. Khi sự không phù hợp được khắc phục, chúng phải được kiểm tra, xác nhận lại để chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu. Kết quả, hồ sơ giải quyết những sự không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được tiến hành, kể cả các nhân nhượng (nếu có) và sự chấp thuận của cấp thẩm quyền của ĐHTN đều phải được lưu theo luật định.

4.2.8. Phân tích dữ liệu

  1. ĐHTN xác định, thu thập và phân tích các dữ liệu tương ứng để chứng tỏ sự thích hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, đánh giá cơ hội để cải tiến thường xuyên hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý. Điều này bao gồm cả các dữ liệu được tạo ra do kết quả của việc theo dõi, đo lường và từ các nguồn thích hợp khác.
  2. Việc phân tích dữ liệu phải cung cấp thông tin về:
  1. Thống kê về kết quả giải quyết thủ tục hành chính thông qua cơ chế một cửa của ĐHTN;
  2. Thống kê kết quả đánh giá nội bộ (đánh giá chéo) giữa các Ban chức năng và tương đương;
  3. Ý kiến của các cơ sở giáo dục đại học thành viên và các đơn vị trực thuộc ĐHTN; những thông tin về ý kiến của người học, nhà tuyển dụng, các cơ quan chức năng hữu quan và xã hội được phản ảnh về ĐHTN;

4.2.9. Hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến liên tục

  1. Cải tiến liên tục.

ĐHTN đảm bảo thường xuyên nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng thông qua hoạt động kết quả đánh giá nội bộ, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục, phòng ngừa và sự xem xét của lãnh đạo.

  1. Hành động khắc phục và phòng ngừa

Hành động khắc phục, hành động phòng ngừa trong hệ thống quản lý chất lượng là công cụ giúp ĐHTN hạn chế và loại trừ nguyên nhân của những sai sót đã hoặc có thể xảy ra, những sai sót tiềm ẩn. Việc áp dụng tốt các hành động khắc phục, phòng ngừa sẽ giúp nâng cao chất lượng quản lý của ĐHTN và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. ĐHTN xây dựng thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa nhằm thống nhất phương pháp và trình tự thực hiện đối với hoạt động này.

  1. Phát hiện hay nhận dạng sự không phù hợp trong HTQLCL
    1. Đối với sự không phù hợp đã xảy ra, được phát hiện thông qua:

– Các cuộc đánh giá nội bộ;

– Khiếu nại, phản ảnh của khách hàng;

– Sai sót, thiếu sót trong quá trình thực hiện công việc của các Ban chức năng và tương đương;

  1. Đối với sự không phù hợp tiềm ẩn có thể xảy ra, được nhận dạng thông qua:

– Các ý kiến, báo cáo trong các cuộc họp của Lãnh đạo các Ban chức năng và tương đương về những vấn đề trục trặc có khả năng xảy ra;

– Các kết quả thống kê và phân tích dữ liệu;

– Các kết quả khảo sát ý kiến khách hàng;

– Sự thay đổi của hệ thống văn bản pháp quy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ.

  1. Thông qua các dữ liệu trên, Ban Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục xem xét và xác định sự không phù hợp, triển khai hoạt động khắc phục và phòng ngừa.
  1. Kiểm chứng kết quả thực hiện:
    1. Căn cứ vào thời gian và biện pháp khắc phục đã được lập thành văn bản, Chánh Văn phòng, Lãnh đạo các Ban chức năng và tương đương hoặc cá nhân được phân công có trách nhiệm theo dõi và tiến hành kiểm chứng kết quả:

– Nếu hành động khắc phục, phòng ngừa được thực hiện có hiệu quả thì ký xác nhận kiểm chứng và đóng lại hồ sơ;

– Ngược lại, yêu cầu thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa mới.

  1. Trường hợp sự không phù hợp được phát hiện trong các cuộc đánh giá nội bộ, chuyên gia đánh giá nội bộ hoặc thành viên trong đoàn đánh giá sẽ tiến hành kiểm chứng (cá nhân liên quan đến việc thực hiện hành động khắc phục không được kiểm chứng kết quả thực hiện của Ban chức năng và tương đương mình);
  2. Hiệu lực của hành động khắc phục, phòng ngừa được Chánh Văn phòng, Lãnh đạo các Ban chức năng và tương đương báo cáo lên Giám đốc ĐHTN hoặc Đại diện lãnh đạo ĐHTN xem xét, có quyết định thích hợp.
  3. Biểu mẫu/Hồ sơ thực hiện: Các hồ sơ minh chứng về hành động khắc phục và phòng ngừa; các biên bản đánh giá nội bộ; các thông báo./.

5. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO

5.1. Cam kết của lãnh đạo

Giám đốc Đại học Thái Nguyên cam kết xây dựng, áp dụng và cải tiến thường xuyên HTQLCL của Đại học thông qua các biện pháp cụ thể sau đây:

– Thường xuyên truyền đạt cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức của Đại học về tầm quan trọng của việc áp dụng HTQLC theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, tuân thủ quy định của Nhà nước và pháp luật;

– Thiết lập Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng;

– Định kỳ hoặc đột xuất xem xét về việc thực hiện HTQLCL nhằm đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả, tạo cơ hội cải tiến HTQLCL;

– Đảm bảo đủ nguồn lực để thực hiện, duy trì  và cải tiến HTQLCL đã xây dựng.

5.2. Hướng vào khách hàng

Đại học cam kết đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng luôn được xác định và được đáp ứng thông qua:

– Quá trình xem xét các yêu cầu của khách hàng;

– Đáp ứng các yêu cầu về chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế;

– Đo lường sự thoả mãn của khách hàng.

5.3. Chính sách chất lượng

Giám đốc ĐHTN phê duyệt và công bố rộng rãi Chính sách chất lượng của Đại học. Chính sách chất lượng được xây dựng phù hợp với chiến lược và định hướng phát triển của Đại học, thể hiện rõ cam kết đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cải tiến liên tục của HTQLCL.

Giám đốc ĐHTN cam kết truyền đạt Chính sách chất lượng đến mọi cán bộ, nhân viên trong Đại học thấu hiểu và được xem xét hàng năm để đảm bảo tính phù hợp.

 

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

Chính sách chất lượng thể hiện tuyên bố hoặc cam kết của Giám đốc ĐHTN về chất lượng quản lý quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước của ĐHTN nói chung, của Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương, được công bố, phổ biến đến từng cá nhân liên quan trong HTQLCL của ĐHTN để biết và thực hiện. Giám đốc ĐHTN cam kết:

  1. Cung cấp đầy đủ nguồn lực cần thiết đối với việc xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến thường xuyên HTQLCL;
  2. Tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ một cách công khai, minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả;
  3. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và giám sát HTQLCL thông qua quá trình xử lý công việc, nhắc nhở kịp thời và đưa ra các yêu cầu về khắc phục, phòng ngừa;
  4. Cụ thể hoá các yêu cầu HTQLCL thành quy trình, quy định, hướng dẫn nội bộ. Kiểm soát việc triển khai thực hiện các yêu cầu này tại Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương thuộc ĐHTN;

đ) Công bố sứ mạng, mục tiêu và chính sách chất lượng;

  1. Tổ chức các cuộc họp xem xét hiệu lực áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008. Mỗi năm ít nhất 01 lần (thông thường sau đánh giá nội bộ định kỳ), Giám đốc ĐHTN hoặc Đại diện lãnh đạo ĐHTN tổ chức cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo sự thích hợp, đầy đủ, hiệu lực và cải tiến (nếu có) của hệ thống quản lý chất lượng. Các căn cứ để xem xét như sau:

– Báo cáo về kết quả đánh giá nội bộ và bên ngoài (nếu có) về sự phù hợp của hệ thống tài liệu và việc áp dụng tại Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương thuộc ĐHTN;

– Báo cáo về tình hình thực hiện công việc, kế hoạch nhiệm vụ được giao và những điểm không phù hợp của Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương thuộc phạm vi của HTQLCL;

– Báo cáo về tình hình thực hiện các sửa đổi, cải tiến đối với HTQLCL; các hành động khắc phục và phòng ngừa;

– Kết quả lần xem xét của Lãnh đạo trước đó.

  1. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của đại học vùng theo quy định tại của Thông tư 08/2014/TT-BGD&ĐT ngày 20 tháng 3 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

5.4. Mục tiêu chất lượng

Mục tiêu chất lượng quy định về các hạng mục chỉ tiêu với các chỉ số được lượng hóa cụ thể về kết quả cũng như chất lượng công việc cần đạt được trong một thời gian nhất định, là một phần trong mục tiêu phát triển của ĐHTN được Giám đốc phê duyệt, được thể hiện thông qua kế hoạch, nhiệm vụ hàng năm và được Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương tổ chức, theo dõi triển khai thực hiện và định kỳ báo cáo kết quả và tiến độ cho Ban Giám đốc ĐHTN.

Nếu không đạt được mục tiêu thì Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương phải có văn bản giải trình nguyên nhân và đề xuất biện pháp và hành động khắc phục, trình lên Ban giám đốc ĐHTN để được xem xét và phê duyệt.

5.5. Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin nội bộ

5.5.1.  Trách nhiệm và quyền hạn

Giám đốc đảm bảo xác định rõ ràng trách nhiệm và mối quan hệ tương tác trong các quá trình. Cán bộ, công chức, viên chức của Đại học được nhận thức rõ vị trí, vai trò, trách nhiệm của mình trong công việc và được đánh giá qua kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.

Chi tiết xem: Quy định về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, các Ban chức năng và tương đương, Văn bản mô tả vị trí công việc (Website: http://iso.tnu.edu.vn)

5.5.2.  Đại diện lãnh đạo về chất lượng (Quality Management RepresentativeQMR)

Giám đốc bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR). QMR có trách nhiệm và quyền hạn sau:

– Đảm bảo cho các quá trình cần thiết của HTQLCL được thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục;

– Báo cáo Giám đốc về kết quả hoạt động của HTQLCL và mọi nhu cầu cải tiến;

– Đảm bảo mọi cán bộ, công chức, viên chức nhận thức được các yêu cầu nhằm thoả mãn khách hàng;

– Là đại diện của Đại học trong các hoạt động liên quan đến HTQLCL, phụ trách hoạt động đánh giá nội bộ, phản ánh của khách hàng, tổ chức các cuộc họp xem xét của lãnh đạo nhằm duy trì việc áp dụng và cải tiến liên tục HTQLCL của Đại học.

5.5.3. Trao đổi thông tin nội bộ

Giám đốc thiết lập và duy trì các kênh trao đổi thông tin nội bộ nhiều chiều trong nội bộ nhằm cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời, đúng đối tượng về phương hướng và tình hình hoạt động, kết quả đạt được, việc thực hiện và cải tiến HTQLCL.

Các hình thức truyền đạt thông tin được thực hiện dưới nhiều dạng:

– Bằng văn bản theo các qui định của sổ tay chất lượng, các thủ tục, các hướng dẫn công việc.

– Bằng thông báo gửi đến đơn vị chuyên môn.

– Bằng việc họp giữa Ban Giám đốc và Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban chức năng và tương đương khi cần thiết để xem xét các hoạt động của Đại học, ghi nhận vào Sổ Biên bản họp.

– Bằng việc lưu chuyển, phân phối các công văn đi, công văn đến.

– Bằng hệ thống thông tin được cung cấp thông qua các cuộc họp giao ban hàng tuần, các quyết định, các thông báo và trên Website của Đại học.

– Hàng năm, Đại học tổ chức hội nghị đại biểu cán bộ viên chức để tổng kết, đánh giá hoạt động chung, trong đó có vấn đề quản lý chất lượng.

– Kết quả các cuộc họp được lưu hồ sơ tại đơn vị liên quan.

5.6. Xem xét của lãnh đạo

Giám đốc Đại học cam kết thực hiện xem xét HTQLCL hàng năm, định kỳ hoặc đột xuất đáp ứng yêu cầu của mục 5.6.2 và 5.6.3 TCVN ISO 9001:2008. Các cuộc họp xem xét đảm bảo việc duy trì liên tục, đầy đủ và hiệu quả HTQLCL.